Arbeiten 2.0: Tools für Projektmanagement, Termine und mehr

Daniel Kruse

Die meisten Menschen verbinden den Begriff "Social Media" mit einem neuartigen Werkzeugkasten allein für das Online-Marketing. Unterschätzt werden Services, die ebenfalls aus den Logiken des Web 2.0 geboren sind und dezentrale Arbeitsprozesse stark erleichtern können. Einige davon erschließen sich sofort, andere verlangen ein wenig Einarbeitung, rentieren sich dann aber umso mehr. Hier eine Übersicht der interessantesten Dienste: 

Basecamp 

  • Ein sehr umfassendes Werkzeug für das dezentrale Projektmanagement. Basecamp bietet: 
  • To Do-Listen, die Projekten zugeordnet werden können 
  • Meilensteinplanung mit integriertem Kalender 
  • Upload und Archivierung von Dateien 
  • Interner Blog für Neuigkeiten
  • Zeiterfassung 
  • Kommentarfunktionen 

Ähnlich intelligent funktioniert das Kunden-Management-Produkt „Highrise“ vom gleichen Anbieter www.37signals.com. Sie können etwa E-Mails zu bestimmten Projekten durch den passenden Betreff direkt ans System senden und dort später wiederfinden. Die Produkte können zunächst kostenlos getestet werden und sind dann monatlich zu bezahlen. 

Open Atrium 
Geht nicht ganz so leicht von der Hand wie Basecamp, überzeugt jedoch durch liebevolles Design und ist als Open-Source-Software grundsätzlich kostenlos erhältlich. Atrium wurde etwa für die Organisation der www.re-campaign.de eingesetzt. Sie sollten Open Atrium jedoch zunächst von einem geschulten Drupal-Entwickler für Ihre Zwecke einstellen lassen. Die Funktionen: 

  • Blog für aktuelle Meldungen: Jede Neuigkeit kann an alle oder nur die betroffenen Gruppenmitglieder versandt werden
  • Kalender 
  • Upload von Dateien 
  • „Shoutbox“: Funktioniert wie ein internes Twitter für Kurzmeldungen zum Projekt 
  • To Do-Listen 

Atrium wie auch Basecamp sind sehr gute Hilfsmittel, bedürfen aber einiger Eingewöhnungszeit und regelmäßiger Pflege, um wirklich nützlich zu werden. Planen Sie bei der Einführung einen umfassenden Workshop für das Team und bestimmen Sie einen Administrator, der für Rückfragen der Teilnehmer bereit steht.
www.openatrium.com  

Huddle
Integrierte Telefon- und Videokonferenzen, Austausch und Archivierung verschiedener Dateiformate, Suche im Volltext, mobiler Zugriff, To Dos und Reminder-Funktion — Huddle beeindruckt ebenfalls durch zahlreiche Funktionen. Mit 12 Euro pro Nutzer und Monat nicht eben günstig. Prüfen Sie, ob solch ein umfassendes Tool für Sie geeignet ist.
www.huddle.com

Wikis 
Das größte Lexikon der Welt, die Wikipedia, besteht aus frei editierbaren HTML-Seiten, die leicht für jederfrau zu ändern sind. Die Wiki-Software lässt sich auch für eigene Projekte nutzen. Ein Anbieter wie www.pbworks.com bietet auch bereits in der kostenlosen Variante tolle Funktionen wie Datei-Upload, zahlreiche Formatierungsmöglichkeiten und umfassende Autorenrechte und Benachrichtigungsoptionen. Schauen Sie sich ebenfalls www.zoho.com an, nicht nur für Wikis, sondern auch diverse weitere kollaborative Online-Werkzeuge. Welches das letztlich perfekte Werkzeug für Sie ist, erfahren Sie mit einem Vergleich auf www.wikimatrix.org. 

Mixxt 
Mit Mixxt können Sie Ihre eigene Community in wenigen Minuten anlegen. Sehr häufig wird der Service für die Organisation von Events verwendet. Sie können eine Vielzahl von Funktionen wie Nachrichten unter den Mitgliedern, Foren und Rubriken nach Belieben einrichten. Das Gute daran: Sie können es auch bleiben lassen und bei ausreichenden Optionen sehr gut den Überblick bewahren. 
www.mixxt.com 

Google Kalender 
Verschiedene Terminarten können farblich unterschieden werden, je nach Freigaben können Termine für bestimmte Gruppenmitglieder oder auch die Öffentlichkeit sichtbar sein. Der Google-Kalender lässt sich mit einem Code auf die eigene Webseite einbinden, ist also eine kostenfreie Alternative, um die eigenen Veranstaltungen zu veröffentlichen. Mitglieder im Netzwerk können zu Terminen per Mail eingeladen werden und direkt zu- oder absagen. Hauptvorteil: Sie können jederzeit online Ihre Termine einsehen und auch die Ihrer Teammitglieder.
www.google.com/calendar 

Google Docs 
Hiermit können Sie diverse Dateiformate aus MS-Office online stellen, um verschiedene Autoren zeitgleich oder versetzt daran arbeiten zu lassen. Es gibt gut abgestufte Autorenrechte, Benachrichtigungsfunktionen und die gängigen Formatierungs-Optionen, die Sie aus Office bereits kennen. Der Import und Export von Dateien vom Desktop funktioniert ebenso problemlos. 
www.docs.google.com 

Writeboards
Wer es noch einfacher und schneller als Google-Docs braucht, kann offene, kollaborative Writeboards mit spezifischer URL nutzen. Es gibt zahlreiche Anbieter wie etwa www.sync.in. Sofort und kostenfrei können dort mehrere Personen zeitgleich auf eine Seite mit einfachen Editierfunktionen schreiben. Verschiedene Autoren werden farblich abgegrenzt, die Änderungen eines anderen Autors können Sie in Echtzeit verfolgen. In einem Seitenfenster können Änderungen per Chat besprochen werden. Eignet sich etwa für die schnelle Bearbeitung eines Pressetextes zwischen zwei oder mehr Autoren an unterschiedlichen Orten. Achtung: Vergessen Sie nicht die Löschung des Writeboards nach Abschluss der Zusammenarbeit - Ihre Daten liegen offen im Netz! 

Mindmeister
Mindmaps eignen sich für die Sammlung und logische Anordnung von Ideen. Mit www.mindmeister.com können Sie diese online anlegen und mit anderen Mitarbeitern teilen und bearbeiten. Sie können die Mindmap mit unterschiedlichen Zugriffsrechten versehen und flexibel in verschiedene Formate exportieren. Die ersten Maps sind kostenlos, danach fällt eine günstige Gebühr an. 
www.mindmeister.com

Doodle 
So schlicht, dass es schon „längst hätte erfunden werden müssen“. Mit Doodle können Sie online über einen Termin abstimmen lassen. Sie können beliebig viele Termine vorschlagen (Tipp: Nicht mehr als drei, sonst wird es unübersichtlich!) und den Link an Adressaten versenden, die dann ihr Kreuzchen beim eigenen Wunschtermin setzen. Auch Umfragen können mit Doodle schnell organisiert werden. 
www.doodle.com
  
Flickr/Picnik
Die Plattform Flickr hat sich bei der Online-Dokumentation von und Suche nach Fotos durchgesetzt. Neuerdings macht man gemeinsame Sache mit dem Foto-Bearbeitungs-Service Picnik. Im eigenen Browser können Bilder nach dem Upload vielfältig editiert, exportiert, gedruckt und im Netz weiter verbreitet werden. Für den Laien in Sachen Fotobearbeitung absolut ausreichend.
www.flickr.com
www.picnik.com

Dropbox
Mit www.dropbox.com können Sie Ihre Dateien (sicher) online ablegen. Auch hier greift wieder die Logik, dass Sie mit Ihrem Team dezentral auf Dateien zugreifen können. Sie müssen die Dokumente allerdings down- und wieder uploaden, können also nicht direkt online arbeiten wie bei Google Docs oder Online-Writeboards. Bestes Feature: Wenn Sie Dropbox auf dem Rechner installieren, können Sie Ordner wie gewöhnlich auf dem Desktop anlegen, der Upload ins Netz läuft dann im Hintergrund ab.

Delicious 
Der Klassiker des Social Bookmarking. Hiermit können Sie erinnerungswerte Links online abspeichern und über Tags und Suche schnell wieder finden. Links können mit anderen Nutzern geteilt werden. Anders als Google ist delicious eine Suchmasche, die „von Menschen gemacht wird“. Je mehr Personen eine Webseite zu einem bestimmten Schlagwort abspeichern, desto relevanter ist die Quelle. Probieren Sie Delicious unbedingt mal als Alternative beim Suchen aus! 
www.delicious.com

Web-Statistik
Den Erfolg Ihrer Webseite sollten Sie unbedingt im Auge behalten. Der Branchenriese bietet mit www.google.de/analytics ein umfassendes, kostenloses Tool. Die Open-Source-Variante heißt http://piwik.org — für die Einrichtung und das Verstehen beider Werkzeuge brauchen Sie Ihren Admin.

Dieser Artikel ist mit freundlicher Genehmigung dem Leitfaden „Social Media für NGOs“ von 2011 entnommen. Herausgeber sind die Agentur Nest (jetzt: Wigwam Kommunikationsberatung), die FundraisingBox und das betterplace lab.

Daniel Kruse ist Geschäftsführer von Nest (jetzt: Wigwam Gmbh, Kommunikationsberatung) und Herausgeber des Leitfadens „Social Media für NGOs“, www.wigwam.im; mail@wigwam.im