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Ehrenamtliche gewinnen, halten und qualifizieren

Dr. Kerstin Falk

Ehrenamtliche sind das Herzstück eines Vereins. Kaum eine Initiative kommt ohne sie aus. Projekte stehen und fallen mit dem Einsatz von Ehrenamtlichen und auch Fördermittel sind oft an den Einsatz von Ehrenamtlichen gekoppelt. Doch wie gelingt es, Ehrenamtliche zu gewinnen und sie so einzuweisen und zu motivieren, dass sie selbständig und längerfristig einsatzfähig sind?

Ehrenamtliche gewinnen

Bevor Sie mit der Akquise beginnen, ist es wichtig, sich zunächst Gedanken darüber zu machen, für welche Art von Projekten Sie welchen Typ von Ehrenamtlichen benötigen. Soll es ein kurzfristiger oder ein langfristiger Einsatz sein? Ist Eigeninitiative oder Teamarbeit gefragt? Brauchen Sie Experten oder sind auch unerfahrene Menschen hilfreich? Je nach Zielgruppe gibt es unterschiedliche Möglichkeiten der Öffentlichkeitsarbeit:

Sie sind begeistert von Ihrer Idee und erzählen zunächst Freunden, Bekannten, Verwandten, ehemaligen Ehrenamtlichen und anderen Menschen in ihrem beruflichen Netzwerk von der Möglichkeit, sich an der Umsetzung zu beteiligen. Dies hat den Vorteil, dass die Personen, Sie und vielleicht auch Ihre Organisation bereits kennen und somit von Beginn an soziale Nähe vorhanden ist. Sie treffen auf Gleichgesinnte, die in der Regel bereits ein Grundverständnis für Ihre Werte und Ihre Ideen mitbringen.

Durch Veranstaltungen, wie Spiele- oder Kochabende, thematische Workshops, zu denen weitere Freunde und Bekannte mitgebracht werden dürfen, erweitern Sie Ihren Unterstützerkreis.

Freiwilligenagenturen, -büros, -börsen, -zentralen oder Ehrenamtsbüros in Ihrer Stadt oder Region helfen Ihnen bei der Akquise, indem sie Ihr Gesuch in ihre Datenbank aufnehmen, gezielt vermitteln und Öffentlichkeitsarbeit betreiben. Der Organisationsaufwand an einer Ehrenamtsmesse oder -börse reduziert sich, wenn man sich mit Projekten ähnlicher Ausrichtung aus seinem Netzwerk zusammenschließt und einen gemeinsamen Stand betreut. An Tagen des Ehrenamtes, die in der Regel einmal pro Jahr von der regionalen Freiwilligenagentur groß beworben werden, kann man durch eine lokale Aktion, das zum Engagement aufruft, auf sich aufmerksam machen.

Manchmal bieten Universitäten und Berufsschulen innerhalb eines Praxisseminars technische Unterstützung bei der Entwicklung der Homepage oder bei der Erstellung von Datenbanken zur Ehrenamtsverwaltung an. Gezielte Anfragen zur Begleitforschung innerhalb sozialwissenschaftlicher Studiengänge können sich ebenfalls für die Weiterentwicklung von Projekten und den Einsatz von Studierenden als Ehrenamtliche lohnen.

Weiterhin sind Printmedien, wie Plakate, Zeitungen mit expliziten Ehrenamtsseiten, Wochenblätter, Flyer oder Banner nach wie vor ein gutes Medium, um für Engagement zu werben. Firmen für Außenwerbung und Werbung in öffentlichen Verkehrsmitteln (über Telescreen in der U-Bahn oder Banner) haben oft Sonderkonditionen für gemeinnützige Vereine.

Für Ehrenamtsgesuche über die eigene Homepage ist es wichtig, das Projekt ansprechend darzustellen und eine aktive und motivierende Aufforderung zur Mitarbeit zu formulieren. Hürden werden gesenkt, wenn die Aufgabe präzise beschrieben und eine Ansprechperson mit Kontaktdaten benannt wird.

Digitale Ehrenamtsplattformen von externen Anbietern wie Stiftung Gute Tat, Vostel, Betterplace, Aktion Mensch, TeachSurfing, Go Volunteer, etc. sprechen Zielgruppen passgenau an und sind aufgrund ihrer sehr guten Suchmaschinenoptimierung vorteilhaft. Zudem stehen Ansprechpersonen dahinter, die bei der Erstellung von Suchanfragen behilflich sein können. Eine persönliche Kontaktaufnahme lohnt sich immer, da das Projekt so besser in Erinnerung bleibt und die Ehrenamtskoordinatorinnen und -koordinatoren dann nicht selten bei passenden Engagementanfragen selbst Kontakt zu Ihnen aufnehmen. Über Newsletter, Ehrenamtstage oder Ehrenamtsbörsen dieser Plattformen wird zusätzlich für Ihr Projekt geworben. Bei Liveevents, wie beispielsweise dem Marktplatz Gute Tat, hat man Gelegenheit, Firmenkontakte für Social Days oder Sachspenden zu knüpfen.

Der Vorteil von Social Media ist die enorme Reichweite, die durch Teilen von Inhalten erreicht werden kann. Facebook und Instagram leben v.a. von ansprechenden Bildinhalten, Twitter eignet sich als politisches Medium, um mit Aktivistinnen und Politikern in Kontakt zu kommen und um sich zum tagesaktuellen Geschehen zu positionieren. Mit YouTube lassen sich Projekte ausführlicher darstellen. Während YouTube und Twitter von jeder Altersklasse genutzt werden, spricht man mit TikTok und Instagram junges Publikum an. Bei der Wahl des Mediums ist – nicht zuletzt aufgrund des hohen Zeitaufwands – auf die Zielgruppe und auch eigene Affinitäten zu achten.

Anforderungen an die Öffentlichkeitsarbeit

Um passgenaue Ehrenamtliche zu finden, muss das Projekt präzise beschrieben und der Mehrwert für beide Seiten herausgestellt werden: Zeitpunkt und Zeitspanne des Einsatzes, Anforderungen an Regelmäßigkeit und Qualifikationen (z.B. Sprachkenntnisse, technische und soziale Fähigkeiten) sollten hier genauso wie Angebote des Vereins zu Weiterbildungen, Ehrenamts- und/oder Fahrkostenpauschalen, Versicherungen und Ansprechpersonen aufgeführt werden.

Ehrenamtliche einführen und qualifizieren

Damit sich Ehrenamtliche ernst genommen fühlen und nicht frühzeitig abspringen, ist eine schnelle Rückmeldung wichtig. Alle sollten sich willkommen fühlen. Um selbständig, zuverlässig und langfristig arbeiten zu können, ist zunächst ein ausführliches und offenes Erstgespräch unabdingbar. Hierbei sollten Sie sich Zeit nehmen, um die Ehrenamtlichen mit ihrer Motivation und ihren Fähigkeiten gut kennenzulernen. Neben der Darstellung der präzisen Arbeitsaufgabe und Ihren eigenen Erwartungen, sollte nach den Erwartungen, Interessen und Kompetenzen gefragt werden, um die Freiwilligen passgenau einzusetzen und ggf. auch andere Tätigkeitsfelder aufzuzeigen. Über Bedenken zu sprechen, gehört ebenfalls dazu. So lässt sich abschätzen, welche Schulungen der- oder diejenige ggf. noch benötigt und ob er oder sie generell für die Aufgabe geeignet ist.

Auch wenn freiwilliger Einsatz immer gewürdigt werden sollte, so ist doch nicht jeder Mensch gleichsam für bestimmte Herausforderungen geeignet. Der Einsatz in Krisenregionen, der Umgang mit Kindern, Seelsorge, Hilfe beim Umbau, etc. setzen bestimmte Fähigkeiten voraus, weshalb Interessierte auch abgelehnt werden dürfen, sofern sie der Aufgabe nicht gewachsen erscheinen.

Bei einer Einführungsveranstaltung können dann weitere Themen, wie Abgrenzung und Selbstfürsorge, Ehrenamtspauschale oder Ehrenamtskarte, Aufsichtspflicht, Versicherungs- und Datenschutz, Vertraulichkeit und Verschwiegenheitspflicht, Einbettung in Netzwerke, Veranstaltungen und Weiterbildungsmöglichkeiten besprochen und ein Ehrenamtsvertrag abgeschlossen werden. Der Ehrenamtsvertrag sollte den Aufgabenbereich, Zeitumfang und das Werteverständnis des Vereins sowie die Kontaktdaten beider Seiten umfassen.

Insbesondere wenn persönlicher Kontakt nicht regelmäßig möglich und die Initiative groß ist, lohnt es sich in Ehrenamtsdatenbanken zu investieren. Dies erleichtert nicht nur die persönliche Kontaktpflege, sondern auch das Versenden von Newslettern, Veranstaltungsinfos, etc. Ein Handbuch mit allen wichtigen Infos zum Projekt sowie Padlets, auf denen Informationen geteilt und schnell aktualisiert werden können, erleichtern die online-Arbeit mit Ehrenamtlichen.

Ehrenamtliche halten

Ehrenamtliche einzuarbeiten, braucht meist Zeit. Umso wertvoller ist es, wenn sie sich schnell mit dem Projekt identifizieren, selbständig arbeiten und lange dabeibleiben. Deshalb ist es wichtig, konkrete Ansprechpersonen zu benennen, die bei Fragen und Problemen schnell und unkompliziert erreichbar sind. Es sollte regelmäßig Möglichkeiten zum Austausch im Team und für Feedback geben. Werden sie in Entscheidungsprozesse eingebunden, fühlen sie sich wertgeschätzt. Zudem sollte es Gelegenheiten wie Veranstaltungen, Feste, Ausflüge und Ehrenamtsabende geben, bei denen sich die Ehrenamtlichen untereinander kennenlernen und austauschen können. Diese stärken den Teamgeist und die Identifikation mit dem Projekt oder Verein. Auf keinen Fall sollte vergessen werden, sich regelmäßig und persönlich durch freundliche Worte und kleine Aufmerksamkeiten zu bedanken. Denn Ehrenamt lebt von Wertschätzung!

Ehrenamtliche verabschieden

Doch jedes Ehrenamt wird aus den unterschiedlichsten Gründen mal beendet werden. Deshalb sollten Sie sich nicht scheuen, diesen Punkt gleich bei der Einführungsveranstaltung anzusprechen. Die meisten Menschen sind offen für ein Abschiedsgespräch, wenn es rechtzeitig angekündigt und mit einer Wertschätzung verbunden ist. Hier kann die Tätigkeit nochmal Revue passieren gelassen und sich gegenseitig Feedback gegeben werden. Manchmal bietet es sich auch an, Möglichkeiten des Wiedereinstiegs aufzuzeigen. Ein positiver Abschluss ist immer bedeutsam, denn dann kann man davon ausgehen, dass beide Seiten positiv von der Tätigkeit und dem Erlebten berichten. Letztlich ist dies die beste Öffentlichkeitsarbeit, die sich eine Initiative wünschen kann!

Dieser Artikel ist im März 2022 entstanden.

Zur Autorin

Dr. Kerstin Falk

Dr. Kerstin Falk ist seit 2013 Projektleiterin bei WIR GESTALTEN e.V. Sie verantwortet dort auch die Öffentlichkeitsarbeit und das Fundraising. Zuvor war sie wissenschaftliche Mitarbeiterin am Leibniz-Institut für Regionalentwicklung und Strukturentwicklung (IRS) sowie wissenschaftliche Gutachterin zum Thema CSR und nachhaltige Stadtentwicklung für die Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ). Von 2015 bis 2017 war sie außerdem als freiberufliche Beraterin im Bereich Fundraising und Selbstdarstellung für Vereine tätig. Kerstin Falk ist verheiratet und hat drei Kinder.

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